3 conseils pour réduire les dépenses sur les notes de frais

Chaque année, les notes de frais pèsent lourd dans le budget des dépenses de l’entreprise. Régulièrement, des entreprises stoppent même tous les déplacements pendant des semaines voire des mois pour fermer le robinet des dépenses. La difficulté avec les frais professionnels, c’est qu’ils sont assez difficiles à prévoir. Il y a souvent des imprévus. Cela mène à des dépenses non budgétées qui finissent par plomber la marge bénéficiaire des projets. Dans cet article, vous allez trouver quelques conseils pratiques pour réduire la voilure.

Définir une politique de remboursement

La première chose à faire si vous souhaitez mieux contrôler le niveau des notes de frais, c’est de mettre en œuvre une politique de frais de déplacement. Il en existe une dans toutes les grandes entreprises. Cette politique, définie par le service des ressources humaines, indique pour chaque type dépense engagée, quelles sont les règles en vigueur et les plafonds de remboursement.

Par exemple, pour les transports, l’employé peut savoir dans quelle classe il a le droit de réserver son billet d’avion ou de train. Il note également s’il a le droit de prendre le taxi ou sa voiture personnelle avec éventuellement un plafond pour le nombre de kilomètres autorisés avec une voiture personnelle.

Pour les repas, il est précisé le montant maximal à ne pas dépasser pour le déjeuner et le dîner. Les plafonds peuvent varier entre Paris et la province. Lorsqu’un restaurant d’entreprise est présent sur le lieu du déplacement, la priorité peut lui être donnée.

Le but de cette politique est de clarifier le plus de situations possible afin d’éviter un trop grand aléa. Lorsque les employés ont la possibilité d’interpréter les règles, ils le font rarement en faveur de l’entreprise. Ceci peut alors donner lieu à des litiges. C’est pourquoi, plus une politique est claire et mieux c’est pour tout le monde.

Mettre en œuvre un logiciel de suivi des dépenses

Un logiciel peut être d’une grande aide pour fluidifier les échanges et mieux contrôler un processus dans son ensemble. Le logiciel de suivi des demandes de déplacement (https://www.my-intranet.com/support/utilisation/gestion-des-depenses/) permet à chaque employé de soumettre à validation ses prochaines missions. Il décrit les dépenses prévues puis le manager les valide (ou les rejette).

À son retour, l’employé n’a plus qu’à mettre à jour les montants prévus avec les frais réellement engagés. Ceci accélère grandement la préparation des notes de frais. Grâce aux plafonds configurables, le manager est alerté lorsqu’un employé a dépensé une somme plus importante que ce qui était prévu. Si c’est justifié, cela ne pose aucun problème. Si cela ne l’est pas, le manager peut rejeter la note de frais en demandant à l’employé de modifier le montant de sa demande de remboursement.

Enfin, le contrôleur de gestion dispose d’une vision globale sur les dépenses de chaque salarié ce qui lui permet de faire des comparaisons et un suivi très fin de la situation.

Réduire le nombre de déplacements

La meilleure façon de réduire le budget des notes de frais, c’est encore de limiter les déplacements. Si les employés ne peuvent plus se déplacer, l’argent de l’entreprise ne sera plus dépensé dans des réunions ou des voyages pas toujours indispensables.

C’est une réalité, les gens aiment bien voyager. Le cadre de l’entreprise leur permet souvent de faire des voyages qu’ils n’auraient pas forcément eu l’opportunité de faire à titre personnel. Du coup, certains ont tendance à partir en voyage plus souvent qu’il ne le faudrait vraiment. Tel ou tel projet devient un prétexte pour un voyage périodique dans une destination agréable.

Pour éviter cela, le manager doit toujours se demander si le voyage ne pourrait pas être remplacé par une simple téléconférence. Dans la plupart des cas, c’est amplement suffisant. Certes, c’est également utile de rencontrer ses interlocuteurs de visu de temps à autre mais il n’est pas obligatoire de le faire de façon systématique.