On a calculé que 63 % des entreprises utilisent une main-d’œuvre virtuelle d’une façon ou d’une autre, mais ce chiffre est probablement sous-estimé. Grâce à la connectivité constante de la main-d’œuvre moderne, même les entreprises qui ne sont pas intentionnellement conviviales à distance fonctionnent avec une infrastructure virtuelle. Avez-vous déjà participé à une conférence téléphonique pendant votre trajet jusqu’au bureau ? Ou peut-être avez-vous travaillé chez vous le mois dernier quand vous étiez malade ? Ensuite, vous faites partie de l’industrie du travail à distance, nouvelle et en pleine croissance… et vous enfreignez peut-être la loi.
Bien que certaines entreprises soient fières et transparentes, la plupart d’entre elles sont devenues accidentellement conviviales à distance, car la demande de réunions clients hors site, de communications par courriel, d’appels vidéo et de gestion de projets en nuage est devenue la norme dans les entreprises modernes. Cette transition organique a peut-être été pratique pour votre équipe de gestion du changement, mais elle pourrait aussi signifier que votre service juridique fera des heures supplémentaires puisque plus de 50 % des 63 % des entreprises précédemment mentionnées n’ont pas de politique officielle de travail à distance.
Emma Heuston, avocate principale chez The Remote Expert en Australie, met en garde : » Lorsque vous engagez un membre de l’équipe à distance, ou un membre de l’équipe qui travaille parfois à distance, vous devez obtenir les bons documents de base. Déterminez les lois que vous devez respecter et veillez à ce que le contrat de travail et la documentation de la politique en tiennent compte. Pensez à ces documents de fondation comme l’équivalent d’un architecte qui dessine les plans d’une maison, ils doivent être corrects pour que toute la maison ne s’écroule pas. »
1. Contrat de travail – Toute entente de services, qu’il s’agisse d’emploi ou de travail à contrat, est nulle si la portée des travaux décrits ne correspond pas à ce qui est indiqué dans le document. Par conséquent, si vous n’avez pas mis à jour le contrat de chaque membre de l’équipe pour préciser les attentes en matière de participation ou dresser la liste d’un bureau mobile préapprouvé avant leur arrivée d’un café, votre contrat de travail pourrait ne pas vous protéger adéquatement.
2. Normes de santé et de sécurité au travail – De la température ambiante aux risques de trébuchement en passant par les pauses, les environnements de bureau sont soigneusement réglementés par les politiques locales de santé et de sécurité pour la protection des professionnels. Dans les bureaux à domicile et les bureaux mobiles, les travailleurs sont rarement conscients de ces risques sans formation et rappels réguliers, ce qui augmente le risque d’un accident du travail et met votre entreprise en danger pour une demande d’indemnisation des travailleurs. À l’échelle internationale, les lois diffèrent et sont vagues sur la protection des travailleurs à domicile et dans les bureaux mobiles, donc si vous ne connaissez pas les restrictions locales, vous pourriez être responsable.
3. Sécurité de l’information – Se prélasser dans un espace de co-travail, siroter un café et noter des notes de projet de façon décontractée, c’est un soulagement de l’environnement structuré de l’entreprise, et c’est une réalité pour les travailleurs à distance partout dans le monde. Malheureusement, ce scénario est également en non-conformité avec plusieurs lois sur la sécurité de l’information, y compris les règlements sur la protection de la vie privée des clients et des patients, les ententes de non-divulgation et la sécurité des serveurs, ce qui rend toute votre infrastructure informationnelle vulnérable à une violation.
4. Droit du travail et de l’emploi – La plupart des entreprises connaissent les réglementations en vigueur dans leurs états et pays, mais qu’en est-il des zones dans lesquelles travaillent vos employés éloignés ? Vous ne payez votre employé dans l’Ohio qu’une fois par mois ? Ou peut-être avez-vous (illégalement) viré un travailleur au Portugal. Le non-respect des réglementations locales peut entraîner un procès qui peut vous faire passer au-dessus d’une loi dont vous ne connaissiez même pas l’existence.
5. Réglementation fiscale – La réglementation financière est conçue pour les infrastructures locales et tient rarement compte des opérations virtuelles. Il est important de connaître le seuil à partir duquel le travail à distance peut créer un fardeau fiscal supplémentaire pour l’employé et/ou l’employeur. Cela variera en fonction de la juridiction, des conventions fiscales, des lois locales, de la durée du temps passé à travailler à distance d’un endroit donné, du niveau de permanence du travailleur éloigné et d’autres facteurs. Par exemple, aux États-Unis, le lien exige que la taxe de vente soit payée pour chaque État dans lequel les biens de l’entreprise ont été produits. Ainsi, plus votre équipe est présente dans de régions, plus vous devez de l’argent.
6. Lois sur l’immigration – Dans de nombreux pays, les lois sur l’immigration ne traitent pas directement du travail à distance. Certains autorisent le travail à distance avec un visa touristique, d’autres exigent une autorisation de travail pour tout type de travail (éloigné ou local), et d’autres encore n’ont tout simplement pas pris position sur la question. Ce n’est pas un problème pour la plupart des travailleurs éloignés en raison du manque d’application de la loi, mais lorsque les gouvernements sont avisés, les membres de votre équipe peuvent être renvoyés à la frontière ou s’exposer à des conséquences rétroactives.
L’infraction à l’une ou l’autre de ces lois pourrait mettre votre entreprise en grand danger en cas de poursuites pour discrimination, de violations de l’équité au travail, d’exposition à des poursuites pour non-conformité, d’absence de défense dans le cas d’un dépôt ou de fardeau financier comme le paiement en trop des taxes et amendes.
Alors, comment pouvez-vous vous assurer que votre entreprise s’éloigne dans un environnement sécuritaire et légal ?
La clé de la protection est une documentation précise. Plus précisément, votre entreprise doit s’appuyer sur les fichiers et stratégies suivants pour protéger votre entreprise, votre personnel et votre marque, sur site et hors site :
Rédiger une politique de travail à distance – Vous avez probablement déjà envisagé de rédiger une politique de travail à distance, mais vous l’avez peut-être considérée comme une formalité inutile. Ce document est bien plus qu’une simple liste d’attentes et de lignes directrices – il s’agit d’un accord RH cohérent et prudent qui peut protéger votre entreprise contre les violations de la législation sur l’emploi et l’égalité des chances. Prendre le temps de concevoir des réglementations sur ce à quoi ressemble le « travail à distance » dans votre modèle opérationnel et votre culture d’entreprise, c’est s’assurer que votre équipe est aussi conforme dans le monde entier qu’elle le serait au bureau.
Contrats de mise à jour régulière – Peu importe que le contrat de travail vise un employé ou un entrepreneur indépendant, la portée des travaux (y compris les services à fournir et à ne pas fournir), la limite de temps et la rémunération, l’emplacement et les détails de l’espace de travail hors site, et les lignes directrices en matière de rendement devraient toujours être mises à jour chaque fois que les attentes ou responsabilités du travailleur sont modifiées. Mais ne vous inquiétez pas, il n’est pas nécessaire de rédiger de nouveaux documents à chaque fois. Il suffit parfois d’une modification de contrat par lettre ou d’un accord à court terme.
Embauchez un expert en conformité – Le suivi des lois du travail, fiscales et d’immigration de chaque état, province et pays où vivent et voyagent vos employés répartis peut représenter un énorme défi, particulièrement pour les directeurs des ressources humaines et des opérations qui sont nouveaux dans le travail à distance. Faites plutôt appel aux processus et aux ressources d’experts à temps plein en embauchant un spécialiste interne de la conformité ou en passant un marché avec un organisme d’emploi professionnel (OEP).
Demandez conseil à des experts – Les normes des opérations distribuées sont encore relativement jeunes, de sorte que les meilleures méthodes de protection ne sont pas encore largement disponibles. Les modèles les plus à jour que nous avons sont les stratégies qui ont été mises à l’essai par les employeurs existants qui sont favorables à l’utilisation à distance. Les consultants en exploitation virtuelle et les associations industrielles peuvent vous mettre en contact avec des pairs et des pratiques qui ont été affinées au cours de la dernière décennie d’évolution des politiques de télétravail.
La morale de l’histoire, c’est que si vous ou quelqu’un de votre entreprise s’engage dans un travail à l’extérieur de votre bureau, vous avez des choses à écrire. Tara Vasdani, plaideuse au Canada, met en garde :
» Les employeurs qui permettent officieusement à leurs employés de travailler à distance, mais qui n’établissent pas une politique structurée de travail à distance, sont susceptibles de se retrouver devant les tribunaux pour tous les types de réclamations – du congédiement déguisé, de la discrimination, des poursuites en matière de droits humains, aux représailles pour non-respect des exigences en santé et sécurité au travail. Bien qu’ils travaillent à distance et qu’ils ne « travaillent » parfois pas du tout, les employés qui bénéficient de ces arrangements sont toujours des travailleurs au sens des lois en vigueur. Une politique de travail à distance » à toute épreuve « , pour ainsi dire, devrait prévoir quand et comment un régime de travail à distance est permis ou peut être modifié ; toute exigence relative à l’espace de travail physique de l’employé, afin de le rendre conforme à la bonne législation ; et définir clairement les limites et la souplesse du régime. »
Faire peaufiner au plus vite la politique de travail à distance de votre entreprise peut faire toute la différence entre un maillot de bain ou un costume de bain durant l’été et un procès.
